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Prompts de IA para procedimientos (SOP): convertí cómo trabajás en pasos claros y verificables

Cómo usar ChatGPT, Claude o Gemini para escribir procedimientos operativos estándar (SOP) a partir de recorridos, notas o transcripciones: qué necesita el modelo, cómo mantener los pasos concretos, cómo encontrar huecos antes de que alguien siga el SOP y cómo convertirlo en un checklist. Incluye plantillas para copiar y pegar.

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Qué tiene un SOP que se pueda usar

  • Propósito y alcance: qué logra el procedimiento, cuándo usarlo y cuándo no.
  • Quién lo hace y qué necesita antes de empezar (accesos, herramientas, insumos).
  • Pasos numerados, una acción por paso, escritos como instrucciones ('Exportá el reporte como CSV', no 'El reporte se exporta').
  • Cómo se ve 'terminado' y cómo verificarlo.
  • Qué hacer si algo sale mal y a quién contactar.

Partí de cómo se hace el trabajo de verdad

  • El mejor material crudo es un recorrido: la transcripción de alguien haciendo la tarea y explicándola, o sus notas paso a paso.
  • Pegá también los documentos que ya existen, pero decile al modelo qué fuente manda cuando no coinciden (normalmente, el recorrido más reciente).
  • Pedile al modelo que liste cada punto de decisión que encontró ('si el cliente es nuevo…') para que las ramas no se aplanen en un solo camino.
  • Pedí marcadores '[falta: …]' en lugar de pasos que suenan razonables pero no están en la fuente.
  • Sacá contraseñas, tokens de acceso y datos personales de las transcripciones antes de pegarlas.

Probá el SOP antes de publicarlo

  • Pedile a un modelo que actúe como alguien recién ingresado y liste cada paso que no podría hacer solo con el SOP en la mano.
  • Hacé que alguien que no lo escribió lo siga una vez y corregí cada lugar donde tuvo que preguntar.
  • Verificá que cada nombre de herramienta, campo y botón coincida con el sistema actual; las pantallas renombradas son el motivo más común por el que fallan los SOP.
  • Agregá un responsable y una fecha de revisión para que el procedimiento no quede viejo sin que nadie lo note.

Plantillas

Redactar un SOP a partir de la transcripción de un recorrido

Escribí un procedimiento operativo estándar para [proceso] a partir del recorrido de abajo. El lector es [rol], con [nivel de experiencia].

<recorrido>
[pegá la transcripción o las notas paso a paso]
</recorrido>

<documentos_existentes>
[opcional: pegá documentación anterior; si no coincide, manda el recorrido]
</documentos_existentes>

Primero, listá cada punto de decisión que encontraste (situaciones si/entonces) y cada herramienta o sistema mencionado.

Después escribí el SOP:
1. Propósito y alcance (cuándo usarlo y cuándo no).
2. Antes de empezar: accesos, herramientas e insumos necesarios.
3. Pasos: numerados, una acción por paso, en imperativo. Poné las ramas como subpasos ("Si X: … / Si no: …").
4. Terminado cuando: cómo verificar el resultado.
5. Si algo sale mal: qué hacer y a quién contactar.

Reglas:
- Incluí solo pasos que aparecen en las fuentes. Donde falte algo, escribí [falta: …].
- Mantené los nombres exactos de herramientas, campos y botones tal como aparecen en las fuentes.
Se abre en el analizador con el prompt precargado.
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Encontrar los huecos de un SOP (prueba de recién ingresado)

Actuá como [rol] en tu primera semana. Tenés solo el SOP de abajo y nadie a quien preguntarle.

<sop>
[pegá el SOP]
</sop>

Recorrelo paso a paso y listá, en una tabla (número de paso | problema | pregunta que harías):
- Pasos que no podrías hacer porque falta información (accesos, ubicación, valores).
- Pasos que combinan más de una acción.
- Términos o siglas que no se explican.
- Decisiones que el SOP espera que tomes sin criterios.
- Lugares donde no podés saber si el paso funcionó.

No reescribas el SOP. Solo listá problemas.
Se abre en el analizador con el prompt precargado.
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Convertir un SOP en un checklist de ejecución

Convertí el SOP de abajo en un checklist que alguien pueda ir tildando mientras hace el trabajo.

<sop>
[pegá el SOP]
</sop>

Reglas:
- Una casilla por acción, en el mismo orden que el SOP, como "- [ ] …".
- Mantené los puntos de decisión como líneas cortas "Si … → ir al ítem N".
- Mantené los nombres exactos de herramientas, campos y botones.
- Agregá un control final "Terminado cuando" copiado del SOP.
- Dejá afuera explicaciones y contexto; en su lugar, remití al número de sección del SOP.
- No agregues pasos que no estén en el SOP.
Se abre en el analizador con el prompt precargado.
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Preguntas frecuentes

¿La IA puede escribir un SOP sin un recorrido?
Puede escribir un esquema genérico, pero los pasos que importan — tus herramientas, tus nombres de campos, tus excepciones — solo salen de alguien que hace el trabajo. Usá el esquema del modelo como estructura inicial, completalo con un recorrido real y marcá todo lo que no esté verificado.
¿Los SOP tienen que ser largos y detallados o cortos?
Tan cortos como para que el lector los pueda seguir sin preguntar. El personal con experiencia suele necesitar un checklist; quien recién entra necesita el procedimiento completo con contexto. Muchos equipos mantienen las dos cosas: el SOP completo y un checklist generado a partir de él, actualizados juntos.
¿Cómo mantengo los SOP consistentes en todo el equipo?
Guardá el prompt de redacción con tus secciones y reglas en la biblioteca de prompts de tu equipo, así cada SOP sale con la misma estructura. Pasar el prompt primero por el analizador de Promptea ayuda a detectar instrucciones de formato o restricciones que faltan antes de compartirlo.